Zakup odzieży roboczej a koszty podatkowe w firmie

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą bardzo często dokonują zakupów odzieży dla pracowników. Niektórzy są do tego zobligowani poprzez obowiązujące przepisy, inni kupują odzież dla pracowników dobrowolnie. Przedsiębiorcy zastanawiają się również czy odzież firmową mogą kupić dla siebie.

Wydatki na zakup odzieży firmowej dla pracowników można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeżeli ich używanie wynika m.in. z decyzji kierownika o używaniu strojów służbowych przez pracowników. Strój służbowy musi jednak spełniać pewne kryteria:

- pracownik jest zobligowany nosić taki strój w miejscu pracy (jest to zapisane np. w umowie o pracę, regulaminie zakładu)

- strój powinien posiadać charakterystyczne cechy (logo firmy, kolor i krój), które uniemożliwią wykorzystywanie stroju do celów prywatnych.

A co jeżeli przedsiębiorca powierza pracę osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia? Takiemu pracownikowi może zapewnić odzież roboczą/ochronną. Przedsiębiorca jest bowiem zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy pracownikom zatrudnionym na umowę zlecenia. Jeżeli jednak charakter pracy nie wymaga odzieży roboczej a pracodawca chce zapewnić zleceniobiorcom odzież służbową to powinien pamiętać o zapisaniu tego warunku w umowie zlecenia i wskazać że to on ponosi koszty związane z zakupem odzieży. Tylko wtedy wydatki te stanowią koszt podatkowy.

Odzież robocza, którą przedsiębiorca zakupi sam dla siebie może stanowić koszt podatkowy, ale tylko w przypadku gdy przedsiębiorca faktycznie sam wykonuje czynności wymagające zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Nabywana przez niego odzież musi spełniać wymogi bhp i posiadać właściwości dopasowane do konkretnych warunków pracy.

Kosztem natomiast nie będzie zakup odzieży, która służy np. spotkaniom z klientami (garnitur, garsonka). Jest to bowiem wydatek, który ma charakter osobisty. Taki wydatek może być niezbędny, ponieważ ma wpływ na wygląd przedsiębiorcy, jednak nie warunkuje on osiągnięcia przychodów z działalności. Dlatego wydatek taki nie może obciążać kosztów firmowych.

Pracownicy Actarii Biuro Rachunkowe Rybnik chętnie pomogą we wszystkich sprawach podatkowych.