Czy pracodawca może żądać podania przez pracownika serii i numeru dowodu osobistego?

Na mocy obecnie obowiązujących przepisów pracownik nie ma obowiązku podawania w kwestionariuszu osobowym serii i numeru dowodu osobistego. Pracodawca jednak w celu weryfikacji podanych przez pracownika danych osobowych może żądać do wglądu dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.

Do końca 2018 roku pracodawcy mieli możliwość przetwarzania serii i numeru dowodu osobistego pracownika. Możliwość ta wynikała wprost ze wzorów kwestionariusza osobowego zawartego w rozporządzeniu z dnia 26 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Obecnie obowiązujące Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, nie zawiera już wzorów kwestionariuszy osobowych, co wiąże się z tym, że nie można przetwarzać danych o serii i numerze dowodu osobistego. W obowiązującym rozporządzeniu określono ogólnie, że w aktach pracowniczych mogą być gromadzone:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (w części A),

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (w części B).

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej stosuje się do akt osobowych pracowników którzy zostali zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w dniu wejścia w życie rozporządzenia (tj. 1 stycznia 2019 r.) w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, przepisy tego rozporządzenia stosuje się w bardzo ograniczonym zakresie. Nie istnieje zatem obowiązek wymiany starych wzorów dokumentów. Jednocześnie należy podkreślić, że pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych wskazanych przez pracownika w złożonym przez niego oświadczeniu (art. 221 § 3 Kodeksu pracy). Udokumentowanie tych danych ma na celu zweryfikowanie ich prawidłowości, np. w dowodzie osobistym znajduje się informacja na temat imienia i nazwiska pracownika, jego numeru PESEL. W związku z tym należy przyjąć, że pracodawca ma prawo wglądu do jakiegokolwiek dowodu tożsamości pracownika w celu potwierdzenia wskazanych przez niego w kwestionariuszu danych. W przypadku prowadzenia spraw kadrowych przez biuro rachunkowe Actarii w rybniku, można skorzystać z gotowych wzorów druków kadrowych które są zgodne z przepisami. Gotowe druki kwestionariuszy osobowych znajdują się pod tym adresem http://www.actarii.pl/strefa-klienta

Na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej jest zamieszczony przykładowy kwestionariusz osobowy jednak nie jest on obligatoryjny do stosowania.